Vad arbetsgivare behöver veta om bakgrundskontroller

När det gäller ditt företag har du inte rådanställa misstag. Och eftersom 30% av småföretagets misslyckande är resultatet av anställdas stöld, kan det att anställa misstag betyda skillnaden mellan framgång - och misslyckande. Och eftersom varje företag behöver sänka kostnaderna, och en av dina största utgifter är att hitta, intervjua och utbilda ny talang, måste varje hyra vara en tankeväckande och noggrann övervägande. Mot bakgrund av detta blir bakgrundskontroller en kritisk komponent i anställningsprocessen.

Som ett kostnadseffektivt och effektivt sätt att "ogräs"ut kandidater som är dåligt passande för ditt företag, bakgrundskontroller inte bara minskar dåliga anställningsbeslut, utan också skyddar ditt företag proaktivt. I den här guiden kommer vi att prata om varför du bör göra bakgrundskontroller av dina kandidater mer detaljerat, hur du gör det och saker att tänka på när du får resultaten. Det här är vad du som arbetsgivare behöver veta om bakgrundskontroller.

Varför du ska köra bakgrundskontroller

Om du äger eller verkar i ett stort företag, har du dethar antagligen redan kört (och varit föremål för) en bakgrundskontroll. Men många små till medelstora företag gör det helt enkelt inte, vanligtvis av ett av två skäl. Först, i mindre företag, med tanke på deras karaktär och närhet mellan anställda och arbetsgivare, kan det finnas en falsk känsla av säkerhet och förtroende. Och för det andra känner många företagare helt enkelt inte potentialen för juridiska skulder i förhållande till förhandsgranskning av kandidater och körning av bakgrundskontroller.

Bakgrundskontroller tittar på mycket information om arbetssökande och inkluderar ofta:

• Verifiering av adress
• Verifiering av anställningens historia
• Utbildningshistoria, inklusive alla grader
• Verifiering av professionell licens (dvs. en statlig sjukvårdslicens)
• Referensverifiering
• Län och / eller federala brottshistoria
• Läns- och / eller federala civilhistoria
• Sexuell brottslig status
• Läkemedeltestresultat
• Hälsobedrägeri / missbruk
• Körhistorik
• Kreditkontroller
• Visning av sociala medier

Mycket av denna information kan hittas med litesvårigheter genom interna resurser, men en kvalificerad tjänsteleverantör för bakgrundskontroll kan göra sakerna ännu enklare. Som en poäng att notera, dock: beroende på relevansen för jobbet som kandidaten håller på att skärmen för, kanske du inte vill fortsätta med alla dessa uppgifter.

Som sagt, det finns flera huvudsakliga skäl till att du bör köra en bakgrundskontroll av alla potentiella kandidater:

Rättsligt ansvar

Begreppet "vårdslös anställning" är en juridisk term sombeskriver en arbetsgivares ansvar för eventuella incidenter orsakade av en anställd där arbetsgivaren visste - eller borde ha visst - att arbetsgivaren hade en tidigare historia. Som ett extremt exempel, om du driver daghem och medvetet anlitar en dömd könsbrottsling, skulle du vara ansvarig för eventuella incidenter - och därmed skyldig till vårdslös anställning. I grund och botten är okunnighet inte ett "komma ur fängelsefri" -kort. Du måste veta om en kandidat kan öppna dig för juridisk risk.

Integritet

En rapport från CareerBuilder fann att 58% avCV innehåller vilseledande eller felaktig information. Så när du anställer en kandidat utan att göra en bakgrundskontroll, litar du på dem blint - och siffrorna lägger inte till att det är ett bra val. En del av denna falska information kan inkludera förfalskade utbildningsdetaljer, felaktiga anställningstitlar eller ansvarsnivåer och anställningsdatum. Och när du anställer någon som har falska referenser kan det också påverka moralen hos dina befintliga anställda - på ett negativt sätt.

Stöld

Uppskattningsvis 5% av intäkterna från företag ärförlorade mot anställdas bedrägeri varje år, så om du är orolig för att anställda stjäler kontanter eller lager - har du rätt att vara det. Och i mindre företag (<100 anställda) är medianen för förlust ännu värre - 28% högre, för att vara specifik. Och om du inte handlar med pengar eller fysiska lager är du fortfarande i riskzonen. Mindre företag har färre resurser till sitt förfogande för att använda strikta säkerhetsprotokoll för att stoppa cyberbrott. Anställda med tillgång till känslig information har stulit och till och med sålt klient- och anställdainformation från företagets datorer och nätverk.

Arbetsplatssäkerhet

Trots arbetsgivarens skyldigheter att tillhandahålla ett kassaskåppå arbetsplatsen är våldshändelser fortfarande ganska utbredda. Dessa händelser med våld på jobbet orsakar emotionell och fysisk skada för dina anställda, skada utrustning och kostar i slutändan både bra anställda och pengar. Implementering av en bakgrundskontroll kan dock visa upp historien om våldshändelser och andra indikatorer för potentialen att skada din arbetsplatskultur.

I slutändan är en bakgrundskontroll som en billig försäkring - och en grundläggande en är så billig som $ 30.

Hur man kör en bakgrundskontroll

Nu när du förstår hur viktigt abakgrundskontroll är och vad det kan hjälpa dig att undvika, hur får du en? Även om du kanske kan samla in en del eller mycket av informationen från interna källor eller på annat sätt, kan en ansedd bakgrundskontrollleverantör samla allt i en läsbar rapport. Men i båda fallen - på egen hand eller med en leverantör - finns det några saker du behöver göra innan du börjar:

Granska FCRA i förväg

Jobbsökande har lagliga rättigheter, som FTCoch EEOC verkställer för att skydda i USA. En sådan lag, som införts av FTC, reglerar bakgrundskontroller och kallas FCRA (Fair Credit Reporting Act). Om du ska använda en tredjepartsleverantör som skaffar och sammanställer bakgrundsinformation gäller FCRA dig. Den reglerar användningen av konsumentkreditrapporter och utredande konsumentrapporter. Enligt denna lag måste du avslöja och få skriftligt tillstånd för att genomföra denna typ av utredning på rätt sätt innan du begär rapporten.

varning

Anställningslagarna varierar beroende på stat och land. De lagar och organisationer som nämns här (FTC, EEOC, FCRA) gäller för Förenta staterna. Om du bor i ett annat land kan det finnas liknande eller andra lagar. Så även om denna information har forskats i stor utsträckning, garanteras den inte för fullständig noggrannhet och laglighet till din specifika plats. Använd dina lokala resurser och sök juridisk hjälp för att se till att dina beslut är korrekta.

Meddela och få tillstånd

Om du har för avsikt att använda en tredjepartsleverantör behöver du detatt informera kandidaten om att du kommer att köra en bakgrundskontroll och få skriftligt tillstånd att göra det från dem innan du kör den. Denna anmälan och begäran måste vara skriftlig och i ett fristående format separat från själva jobbsökningen. Det viktiga är att vara tydlig om vad du kommer att begära och att genom att skriva under dokumentet ger kandidaten dig möjlighet att få en bakgrundskontroll av dem.

När du har fått detta skriftliga tillstånd från den sökande måste du intyga leverantören att:

• Du fick skriftligt tillstånd;
• Uppfyllda alla FCRA-krav; och
• Inte diskriminera eller på annat sätt missbruka informationen i strid med statliga och federala lagar.

Välj en pålitlig leverantör

På grund av potentialen för juridiskt ansvar,både till ditt företag och dina kunder, välj ett bakgrundskontrollföretag som du litar på. Att arbeta med ett ansett, erfaret företag kan säkerställa att screeningsprocessen är grundlig, korrekt och fullständig. För att välja en, gör din forskning. Leverantörer finns i många former och är ofta byggda med tjänster i åtanke för specifika behov. Se till att de har ett avgiftsfritt nummer som besvaras av en riktig person. Kolla in dem på Google för att se om de har några offentliga recensioner. Undvik också omedelbara databaser, som helt enkelt är det: databaser. Om du använder ett av dessa kan du landa ditt företag på ett dåligt ställe, eftersom de flesta inte kontrollerar att informationen är korrekt.

Slutligen, se till att företaget du väljer ärinställning för att följa FCRA-lagen och kan användas för anställningsändamål; vissa är endast avsedda (och lagligt användbara) för personliga, snarare än för företag.

Komplettera den professionella kontrollen

Bara för att du kontrakterade bakgrundenscreening till ett professionellt företag betyder inte att du inte bör göra en del forskning själv. Medan en Google-sökning inte är ett pålitligt ställe att leta efter information, betyder det inte att det är utan något värde. Att köra en Google-sökning som ett komplement till den officiella bakgrundskontrollen kan ge dig inblick i vem kandidaten är som person: vilken typ av saker de publicerar på sociala medier, vad de bloggar om, vad de skriver på sina profiler, etc.

Du kanske tycker att en sökande brinner för sitt expertisområde eller har andra färdigheter som kan vara värdefulla för dig.

En anteckning om företag för bakgrundskontroll

Ta en sidoanteckning med bakgrunddam. Många uppmuntrar dig att köpa varje information som finns tillgänglig för en sökande - att ta ut extra avgifter för varje ytterligare nivå för att göra det. Om du behöver veta allt om en kandidat - så O.K. Fortsätt. Men ofta kan det hända att du inte behöver veta varje detalj. Om kandidaten är en fjärrarbetare som ansöker om att bygga en del av din webbplats behöver du antagligen bara en referenskontroll, kriminell rapport och teknisk certifiering - allt annat är förmodligen onödigt. Ta hänsyn till kraven för jobbet.

Vad du ska göra med det du hittar

När din bakgrundskontroll av en jobb kandidat hartillbaka, vad gör du med det hela? Två av de största utmaningarna för dig som arbetsgivare kan vara att veta hur du väger informationen du får och se till att din process och ditt beslut följer statliga och federala lagar. Till exempel begränsar många stater tidsperioden för tidigare historia som kan beaktas i en bakgrundskontroll. De flesta leverantörer av bakgrundskontroller kommer att tillhandahålla information för de senaste 7 åren. Återigen, kontakta en kunnig leverantör, advokat eller annan statlig myndighet för att säkerställa efterlevnaden.

Som sagt, använd dessa tips när du granskar resultaten av en bakgrundskontroll:

• Leta efter mönster - Med en grundlig bakgrundskontroll får du merdetaljer än bara en kriminell historia. Om du till exempel tittar på datumen för en kandidats tidigare anställningar kan du inte bara bekräfta arbetslivserfarenhet utan också ge dig annan information. Om de byter arbetsgivare var sjätte månad eller vartannat år och du letar efter någon att hänga med på lång sikt, kan det hjälpa dig att fatta ett beslut om de passar rätt. På liknande sätt kan andra detaljer dyka upp som visar hur en sökande strävar efter framgång eller konsekvent möter (eller skapar) svårigheter. Sådana saker kan ge dig ett gott intryck av hur väl kandidaten utför sitt jobb.
• Överväg mer än straffkontrollen - Om en kandidat ansöker om ett jobb som involverarhantering av pengar, och din bakgrundskontroll visar en kriminell historia med kontantstöld, det är en bra anledning att inte anställa dem. Om de å andra sidan fick en OWI på personlig tid, och jobbet har ingenting att göra med att köra eller använda maskiner, kan detta inte ha så stor relevans. Naturligtvis kan det reflektera dåligt på deras bedömningsförmåga, men om resten av deras register inte visar några andra röda flaggor, kan valet att inte anställa dem på grund av deras straffregister i detta fall utgöra diskriminering. Det viktiga här är för att se hur en sökandes kriminella referens passar in i den stora bilden av hur den hänför sig till jobbet och resten av deras historia. Anta inte filtpolicy för kriminell historia, till exempel "vi anställer inte brottslingar" eller "vi anställer inte personer med kriminella register" - du kommer att bryta mot EEOC.
• Filtrera försiktigt - Gå hand i hand med föregående tips,filtrera informationen du hittar noggrant. Den enda kriminella historien bör aldrig automatiskt eliminera en kandidat från övervägande. På samma sätt är det automatiskt att eliminera en sökande baserat på ras, nationellt ursprung, kön, religion, funktionshinder osv. Du måste tillämpa samma standarder på alla, oavsett någon av dessa saker. Du accepterar en sökande med en dålig ekonomisk historia på en dag, du kan inte avvisa en sökande av annan etnicitet med samma ekonomiska historia nästa. Dokumentera varje steg i så mycket detalj som möjligt och låt någon granska för att se till att du inte oskäligt diskriminerar. Granska EEOC för mer detaljerad information om komplikationerna av vad som utgör diskriminering.
• Håll koll på detaljerna - Om du är uppmärksam kan du också hitta enpersonlighetsteg eller svar på en situation som kan vara en stark tillgång i ditt team - även om det inte tas upp i deras CV. Använd all information som du tillhandahåller av bakgrundskontrollen till din fördel. Du går igenom ansträngningen att få den, så leta inte bara efter områden som berörs - min information för styrkor.

Om du kommer att avvisa ...

Om du överväger att avvisa en sökande baserat på resultaten av deras bakgrundskontroll, har FCRA några specifika krav. Innan du vidtar en negativ anställningsåtgärd måste du:

• Informera sökanden att han eller hon avvisades på grund av bakgrundskontrollen, antingen muntligt, skriftligt eller elektroniskt, med en kopia av rapporten som ingår;
• Namnet, adressen och telefonnumret på det företag du använde;
• Att säljaren använde fattade inte beslutet.
• Ge sökanden en kopia av ”En sammanfattning av dina rättigheter enligt lagen om rättvis kreditrapportering”, som borde ha tillhandahållits dig av säljaren du använde;
• Att kandidaten kan få en ytterligare gratis kopia av rapporten från företaget inom 60 dagar; och slutligen
• Att de har rätt att bestrida bakgrundskontrollens noggrannhet eller fullständighet.

Även om dessa krav uppfyller de lagligaaspekter, de ger också kandidaten chansen att förklara eventuella avvikelser. Därför kan det vara värt att diskutera dem med den sökande innan du vidtar negativa åtgärder. Innan den officiella kanalen för att avvisa dem får sökanden en chans att bestrida informationen, och du får höra hans eller hennes sida av historien. Återigen har du redan försökt att få och läsa rapporten - så varför inte använda den till din fördel?

Avslutar

En bra, stark, framgångsrik verksamhet bygger påpålitliga människor som fullgör sina uppgifter väl. Att genomföra en bakgrundskontroll under anställningsprocessen - eller på någon annan punkt - är ett utmärkt screeningverktyg för att hitta de individer som kommer att ge den bästa passningen för ditt företag. Men oavsett om informationen du får tyder på positiva eller negativa tecken på kandidatens potential, är de fortfarande riktiga individer och resultaten kan påverka deras liv på allvar. Lägg till bakgrundskontroll i ditt arsenal och få ett annat verktyg för att ta ditt team och ditt företag till nästa nivå.

Har du någonsin använt en bakgrundskontrollsida för att visa nya eller gamla anställningar? Var du förvånad? Vilka verktyg använde du? Låt oss veta din upplevelse i kommentarerna nedan.