Σύνταξη λίστας με τα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απόοι πολλαπλά διαμορφωμένοι λογαριασμοί αλληλογραφίας στο Outlook γίνονται δίπλα στο αδύνατο όταν χρειάζεται να ασχοληθείτε με πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά. Από όλες τις εργασίες που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το φιλτράρισμα σημαντικών μηνυμάτων χρειάζεται ώρες μη αυτόματης αναζήτησης, εκτός εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή που μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ορισμένους φακέλους γραμματοκιβωτίων. Προηγούμενος φάκελος Παρακολουθήστε είναι μια ολοκληρωμένη αναζήτηση αλληλογραφίας και φίλτρου πρόσθετουγια το Outlook, που αναπτύχθηκε για τα μέλη της ομάδας τεχνικής υποστήριξης, τους αναλυτές, τους διαχειριστές και τα συναφή, τα οποία πρέπει να εφαρμόσουν έναν μηχανισμό αυτόματης διαλογής για να καταγράψουν γρήγορα τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιασδήποτε ημέρας. Το Advance Folders Watch υποστηρίζει τους λογαριασμούς αλληλογραφίας Exchange και IMAP / POP3, επιτρέποντας στους χρήστες να κρατούν καρτέλες σε επαγγελματικά και ιδιωτικά μηνύματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνομιλίες.
Αυτό που το καθιστά απόλυτα χρήσιμο είναι ο τρόποςδημιουργεί και διαχειρίζεται λίστα σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εργασιμότητα περιστρέφεται γύρω από το σύνολο κανόνων και συνθηκών που ορίζονται από το χρήστη για να ελέγξει κάθε επιλεγμένο φάκελο γραμματοκιβωτίου για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο προτεραιότητας με κάθε προϋπόθεση / κανόνα για να σημειώσετε περαιτέρω τη σημασία των μηνυμάτων. Παρόμοια με το σύστημα αυτόματης ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, αναπτύσσει το δικό του σύστημα ειδοποιήσεων για να σας υπενθυμίσει τα πιο πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα που έχουν φιλτραριστεί μέσω καθορισμένων κανόνων. Μπορείτε να συσχετίσετε τον ήχο με τα αναδυόμενα παράθυρα συναγερμού και να δημιουργήσετε τη δημοσίευση ειδοποιήσεων σε συγκεκριμένο φάκελο του Outlook.
Αφού εγκαταστήσετε το πρόσθετο, θα το βρείτεαπό την καρτέλα Πρόσθετα. Πριν ξεκινήσετε την καρτέλα "Πρόσθετα", πρέπει να επιλέξετε φακέλους γραμματοκιβωτίων για να παρακολουθήσετε και να δημιουργήσετε κανόνες για το φιλτράρισμα σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο μενού Αρχείο κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές, επιλέξτε Πρόσθετα από την αριστερή πλαϊνή μπάρα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προηγούμενος φάκελος Παρακολουθήστε από τη λίστα. Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές προσθήκης για να δημιουργήσετε κανόνες για το φιλτράρισμα σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στο παράθυρο Παρακολούθησης φακέλων προωθήσεων, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στοξεκινήστε τον οδηγό δημιουργίας κανόνων. Ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στην εκτεταμένη διαδικασία καθορισμού κανόνων και προϋποθέσεων για τη δημιουργία σημαντικής λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρώτο βήμα είναι να δώσετε στον κανόνα ένα κατάλληλο όνομα. Στο δεύτερο βήμα, πρέπει να επιλέξετε όλους τους φακέλους που θα παρακολουθούνται συνεχώς για νέα και σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αφού επιλέξετε τους φακέλους, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να προχωρήσετε περαιτέρω. Σε αυτό το βήμα, πρέπει να εισαγάγετε λέξεις, φράσεις, σύμβολα, τα οποία θέλετε να φιλτράρετε από συγκεκριμένα πεδία μηνυμάτων Outlook ή όλα τα πεδία.
Παρομοίως, το επόμενο βήμα σας επιτρέπει να εισάγετε λέξειςτα οποία δεν περιλαμβάνονται στα πεδία που καθορίζονται από το Outlook ή σε όλα τα πεδία. Το τελευταίο βήμα είναι να ορίσετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων για τον κανόνα. Εδώ, μπορείτε να συσχετίσετε ένα αρχείο WAV με αναδυόμενο μήνυμα και να επιτρέψετε τη δημιουργία αναρτήσεων και αντιγράφων σε καθορισμένο φάκελο του Outlook.
Μόλις δημιουργηθεί ένας κανόνας, θα ανοίξει τον κανόνα σαςγια να ελέγξετε και να αλλάξετε τα φίλτρα, τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων, τους φακέλους που παρακολουθήσατε κ.λπ. Από την καρτέλα Δοκιμή, μπορείτε να ξεκινήσετε μια δοκιμαστική λειτουργία για να ελέγξετε πόσα μηνύματα θα φιλτραριστούν μέσω αυτού του κανόνα.
Όταν βρίσκει οποιοδήποτε νέο και σημαντικό μήνυμα ήτο φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλτράρεται μέσω καθορισμένων συνθηκών, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση στην οθόνη, επιτρέποντάς σας να ανοίξετε άμεσα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να τα βρείτε σε φακέλους γραμματοκιβωτίων. Μπορείτε επίσης να δείτε τη λίστα ειδοποιήσεων από την ενότητα Παρακολούθηση φακέλων Advance που βρίσκεται κάτω από την καρτέλα Πρόσθετα.
Αφού περάσετε όλες τις ειδοποιήσεις, κάντε τοβεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στις σαφείς ειδοποιήσεις από τη γραμμή εργαλείων, για να αποφύγετε να λαμβάνετε τις ίδιες ειδοποιήσεις για πολλές φορές. Η γραμμή εργαλείων σάς επιτρέπει να ανοίξετε το επιλεγμένο έγγραφο, να συνθέσετε μια γρήγορη απάντηση, να προωθήσετε το επιλεγμένο μήνυμα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να μετακινήσετε το επιλεγμένο στοιχείο σε φάκελο, Το Advance Folders Watch παρέχει τον πιο βολικό αλλά ισχυρό τρόπο για να ταξινομείτε τα καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις καθορισμένες συνθήκες. Λειτουργεί σε Outlook 2003, Outlook 2007 και Outlook 2010.
Κάντε λήψη του ρολογιού του Advance Folders
Σχόλια