Cosa devono sapere i datori di lavoro sui controlli in background

Quando si tratta della tua attività, non puoi permettertiassumendo errori. E poiché il 30% dei fallimenti delle piccole imprese è il risultato del furto dei dipendenti, quell'errore di assunzione può significare la differenza tra successo e fallimento. E poiché ogni azienda deve ridurre i costi e una delle tue maggiori spese è individuare, intervistare e formare nuovi talenti, ogni assunzione deve essere una considerazione ponderata e attenta. Alla luce di ciò, i controlli in background diventano un componente fondamentale del processo di assunzione.

Come un modo conveniente ed efficiente di "erbaccia"candidati inadeguati per la tua azienda, i controlli in background non solo riducono le decisioni in merito alle assunzioni, ma proteggono anche in modo proattivo la tua azienda. In questa guida, ti spiegheremo perché dovresti eseguire controlli di base sui tuoi candidati in modo più dettagliato, come farlo e cose da tenere a mente quando ottieni i risultati. Ecco cosa devi sapere come datore di lavoro sui controlli in background.

Perché dovresti eseguire controlli in background

Se possiedi o operi in una grande impresa, haiprobabilmente ha già eseguito (ed è stato oggetto di) un controllo in background. Ma molte piccole e medie imprese semplicemente non lo fanno, in genere per uno dei due motivi. In primo luogo, nelle aziende più piccole, data la loro natura e vicinanza tra dipendenti e datore di lavoro, può esserci un falso senso di sicurezza e fiducia. In secondo luogo, molti imprenditori semplicemente non riconoscono il potenziale di responsabilità legali in relazione alla preselezione dei candidati e all'esecuzione di controlli in background.

I controlli in background esaminano molte informazioni sui candidati e spesso includono:

• Verifica dell'indirizzo
• Verifica della storia occupazionale
• Storia dell'istruzione, compresi tutti i gradi
• Verifica della licenza professionale (ovvero una licenza sanitaria statale)
• Verifica di riferimento
• Storia criminale della contea e / o federale
• Storia civile della contea e / o federale
• Stato di reato sessuale
• Risultati dei test antidroga
• Frode / abuso di salute
• Storia di guida
• Controlli del credito
• Screening dei social media

Molte di queste informazioni possono essere trovate con pocodifficoltà attraverso le risorse interne, ma un fornitore qualificato di servizi di verifica in background può rendere le cose ancora più semplici. Come punto da notare, tuttavia: a seconda della rilevanza per il lavoro per il quale il candidato viene selezionato, potresti non voler perseguire tutte queste informazioni.

Detto questo, ci sono diversi motivi principali per cui dovresti eseguire un controllo in background su tutti i potenziali candidati:

Responsabilità legale

Il termine "assunzione negligente" è un termine legale chedescrive la responsabilità di un datore di lavoro per eventuali incidenti causati da un dipendente in cui il datore di lavoro sapeva - o avrebbe dovuto sapere - che il datore di lavoro aveva una storia precedente. Per un esempio estremo, se gestisci un asilo nido e assumi inconsapevolmente un colpevole di reato sessuale, sarai responsabile per eventuali incidenti - e quindi colpevole di assunzione negligente. In sostanza, l'ignoranza non è una carta "esci di prigione". Devi sapere se un candidato potrebbe aprirti al rischio legale.

Integrità

Un rapporto di CareerBuilder ha rilevato che il 58% dii curriculum contengono informazioni fuorvianti o errate. Quindi, quando assumi un candidato senza fare un controllo dei precedenti, ti fidi di loro ciecamente e i numeri non si sommano a essere una buona scelta. Alcune di queste informazioni false possono includere dettagli di istruzione falsificati, titoli di lavoro o livelli di anzianità imprecisi e date di assunzione. E quando assumi qualcuno che ha false credenziali, anche questo può influire sul morale dei tuoi dipendenti esistenti, in modo negativo.

Furto

Si stima che il 5% dei ricavi delle imprese siaperso ogni anno per frode dei dipendenti, quindi se sei preoccupato che i dipendenti rubino denaro o inventario, hai il diritto di esserlo. E nelle aziende più piccole (<100 dipendenti), la mediana per la perdita è ancora peggiore - il 28% in più, per essere precisi. E se non ti occupi di denaro o inventario fisico, sei ancora a rischio. Le piccole imprese hanno meno risorse a disposizione per utilizzare rigidi protocolli di sicurezza per fermare il crimine informatico. I dipendenti con accesso a dati sensibili hanno rubato e persino venduto informazioni su clienti e dipendenti prese da computer e reti aziendali.

Sicurezza sul lavoro

Nonostante gli obblighi del datore di lavoro di fornire una cassafortesul posto di lavoro, gli episodi di violenza sono ancora abbastanza diffusi. Questi episodi di violenza sul lavoro causano danni emotivi e fisici ai tuoi dipendenti, danni alle attrezzature e, in definitiva, ti costano sia in buoni dipendenti che in denaro. L'implementazione di un controllo dei precedenti, tuttavia, può rivelare la storia di incidenti violenti e altri indicatori che potrebbero danneggiare la cultura del luogo di lavoro.

In definitiva, un controllo dei precedenti è come una polizza assicurativa economica - e uno di base costa meno di $ 30.

Come eseguire un controllo in background

Ora che hai capito quanto sia importante acontrollo in background è e cosa può aiutarti a evitare, come si ottiene uno? Mentre potresti essere in grado di raccogliere alcune o molte delle informazioni da fonti interne o altro, un fornitore affidabile di controllo dei precedenti può fondere tutto in un rapporto leggibile. Ma in entrambi i casi, da solo o con un fornitore, ci sono alcune cose che devi fare prima di iniziare:

Rivedere preventivamente la FCRA

I candidati di lavoro hanno diritti legali, che la FTCe EEOC impongono di proteggere negli Stati Uniti. Una di queste leggi, istituita dalla FTC, regola i controlli in background ed è chiamata Fair Credit Reporting Act (FCRA). Se stai per utilizzare un fornitore di terze parti che ottiene e compila informazioni di base, la FCRA si applica a te. Regola l'uso delle relazioni sul credito al consumo e delle relazioni investigative sui consumatori. In base a questa legge, è necessario divulgare correttamente e ottenere l'autorizzazione scritta per eseguire questo tipo di inchiesta prima di richiedere la segnalazione.

Clausola di esclusione della responsabilità

Le leggi sul lavoro variano a seconda dello stato e del paese. Le leggi e le organizzazioni menzionate qui (FTC, EEOC, FCRA) si applicano agli Stati Uniti. Se vivi in ​​un altro paese, potrebbero esserci leggi simili o di altro tipo. Pertanto, sebbene queste informazioni siano state ampiamente studiate, non sono garantite accuratezza e legalità complete per la tua posizione specifica. Usa le tue risorse locali e chiedi assistenza legale per assicurarti che le tue decisioni siano corrette.

Notifica e ottieni il permesso

Se si intende utilizzare un fornitore di terze parti, è necessarioper informare il candidato che stai per eseguire un controllo in background e ottenere l'autorizzazione scritta per farlo da loro prima di eseguirlo. Questa notifica e richiesta devono essere in forma scritta e in un formato autonomo separato dalla domanda di lavoro stessa. L'importante è essere chiari su ciò che verrà richiesto e che firmando il documento, il candidato ti autorizza a ottenere un controllo di base su di essi.

Una volta ottenuta l'autorizzazione scritta dal richiedente, è necessario certificare al venditore che:

• Hai ottenuto il permesso scritto;
• Conforme a tutti i requisiti FCRA; e
• Non discriminerà o userà in altro modo le informazioni in violazione delle leggi statali e federali.

Scegli un fornitore affidabile

A causa del potenziale rischio legale,sia per la tua azienda che per i tuoi clienti, scegli una società di verifica dei precedenti di cui ti fidi. Lavorare con un'azienda rispettabile ed esperta può garantire che il processo di screening sia accurato, accurato e completo. Per selezionarne uno, fai la tua ricerca. I venditori sono disponibili in molte forme e sono spesso costruiti pensando ai servizi per esigenze specifiche. Assicurati che abbiano un numero verde a cui risponde una persona reale. Controllali su Google per vedere se hanno recensioni pubbliche. Inoltre, evita database istantanei, che sono semplicemente: database. Se usi uno di questi, puoi sbarcare la tua azienda in un brutto posto, poiché la maggior parte non verifica l'accuratezza delle loro informazioni.

Infine, assicurati che la compagnia che scegli siapredisposto per conformarsi alla legge FCRA e può essere utilizzato per scopi di assunzione; alcuni sono destinati (e utilizzabili legalmente) solo a persone fisiche, piuttosto che a società.

Completa il controllo professionale

Solo perché hai contratto lo sfondolo screening di una società professionale non significa che non dovresti fare qualche ricerca tu stesso. Sebbene una ricerca su Google non sia un luogo affidabile in cui cercare informazioni, non significa che sia inutile. Eseguire una ricerca su Google come supplemento al controllo ufficiale dei precedenti può darti un'idea di chi sia il candidato come persona: che tipo di cose pubblicano sui social media, di cosa scrivono sul blog, di cosa scrivono sui loro profili, ecc.

Potresti scoprire che un candidato è appassionato della propria area di competenza o ha altre abilità che possono essere preziose per te.

Una nota sulle società di controllo dei precedenti

Come nota a margine, fai attenzione allo sfondodama. Molti ti incoraggeranno ad acquistare tutte le informazioni disponibili su un candidato, addebitandoti commissioni extra per ogni livello aggiuntivo per farlo. Se hai bisogno di sapere tutto su un candidato, allora O.K. Continua. Ma spesso potresti scoprire che non è necessario conoscere ogni singolo dettaglio. Se il candidato è un lavoratore remoto che richiede di costruire parte del tuo sito Web, probabilmente avrai bisogno solo di un controllo di riferimento, di un rapporto criminale e di una certificazione tecnica - qualsiasi altra cosa probabilmente non è necessaria. Prendi in considerazione i requisiti del lavoro.

Cosa fare con quello che trovi

Una volta che il controllo in background su un candidato di lavoro hatornato, cosa fai con tutto questo? Due delle maggiori sfide per te come datore di lavoro possono essere sapere come valutare le informazioni che ricevi e assicurarti che il tuo processo e la tua decisione aderiscano alle leggi statali e federali. Ad esempio, molti stati limitano il periodo di tempo per la cronologia passata che può essere considerato in un controllo in background. La maggior parte dei fornitori di controlli in background fornirà informazioni per i precedenti 7 anni. Ancora una volta, verificare con un fornitore competente, un avvocato o altra autorità statale per garantire la conformità.

Detto questo, utilizzare questi suggerimenti quando si esaminano i risultati di un controllo in background:

• Cerca modelli - Con un accurato controllo dei precedenti, ottieni di piùdettagli oltre a una semplice storia criminale. Ad esempio, guardare le date delle precedenti assunzioni di un candidato può non solo confermare l'esperienza di lavoro, ma anche darti altre informazioni. Se cambiano datore di lavoro ogni 6 mesi o 2 anni e stai cercando qualcuno che rimanga in giro a lungo termine, ciò può aiutarti a decidere se sono adatti. Allo stesso modo, possono apparire altri dettagli che mostrano in che modo un candidato cerca il successo o incontra costantemente (o crea) difficoltà. Questo genere di cose può darti una buona impressione di quanto il candidato svolga il proprio lavoro.
• Considera più del controllo penale - Se un candidato fa domanda per un posto di lavorogestione del denaro e il tuo controllo dei precedenti rivela una storia criminale di furto di denaro, questa è una buona ragione per non assumerli. Se, d'altra parte, hanno ricevuto un OWI in tempo personale e il lavoro non ha nulla a che fare con la guida o l'uso di macchinari, questo potrebbe non avere la stessa rilevanza. Certo, può riflettere male sulle loro capacità di giudizio, ma se il resto dei loro registri non mostra altre bandiere rosse, la scelta di non assumerli sulla base del loro casellario giudiziario in questo caso può costituire una discriminazione. per vedere come il casellario giudiziale di un richiedente si inserisce nel quadro generale di come si relaziona con la posizione lavorativa e il resto della loro storia. Non adottare politiche generali sulla storia criminale, come "non assumiamo criminali" o "non assumiamo coloro che hanno precedenti penali" - violerai l'EEOC.
• Filtra attentamente - Andando di pari passo con il suggerimento precedente,filtra attentamente le informazioni che trovi. Quella storia criminale da sola non dovrebbe mai eliminare automaticamente un candidato dalla considerazione. Allo stesso modo, l'eliminazione automatica di un candidato in base a razza, origine nazionale, sesso, religione, disabilità, ecc. È discriminatoria. È necessario applicare gli stessi standard a tutti, indipendentemente da una di queste cose. Accetti un richiedente con una storia finanziaria scadente in un giorno, non puoi rifiutare un richiedente con un'altra etnia con la stessa storia finanziaria il giorno successivo. Documenta ogni passaggio nel modo più dettagliato possibile che qualcuno abbia esaminato per accertarti di non discriminare involontariamente. Esaminare l'EEOC per informazioni più dettagliate sulle complessità di ciò che costituisce una discriminazione.
• Tieni d'occhio i dettagli - Se stai prestando attenzione, potresti anche trovare atratto di personalità o risposta a una situazione che potrebbe essere una risorsa importante per la tua squadra, anche se non è affrontata nel loro curriculum. Usa tutte le informazioni che ti vengono fornite dal controllo in background a tuo vantaggio. Stai attraversando lo sforzo di ottenerlo, quindi non cercare solo le aree di interesse: estrarre le informazioni per i punti di forza.

Se hai intenzione di rifiutare ...

Se stai pensando di rifiutare un candidato in base ai risultati del suo controllo dei precedenti, la FCRA ha alcuni requisiti specifici. Prima di intraprendere un'azione di lavoro avverso, è necessario:

• Informare il richiedente che è stato respinto a causa del controllo dei precedenti, sia oralmente, scritto o elettronicamente, con una copia del rapporto inclusa;
• Il nome, l'indirizzo e il numero di telefono dell'azienda che hai utilizzato;
• Che il venditore utilizzato non ha preso la decisione;
• Fornire al richiedente una copia di "Un riassunto dei tuoi diritti ai sensi della Fair Credit Reporting Act", che avrebbe dovuto essere fornito dal venditore che hai utilizzato;
• Che il candidato possa ottenere una copia gratuita aggiuntiva del rapporto dalla società entro 60 giorni; e infine
• Che hanno il diritto di contestare l'accuratezza o la completezza del controllo dei precedenti.

Mentre questi requisiti soddisfano il legaleaspetti, forniscono anche al candidato la possibilità di spiegare eventuali discrepanze. Per questo motivo, in caso di dubbi, può valerne la pena discuterne con il richiedente prima di intraprendere azioni avverse. Prima di passare attraverso il canale ufficiale di rifiuto, il richiedente ha la possibilità di contestare le informazioni e tu puoi ascoltare il suo lato della storia. Ancora una volta, hai già fatto uno sforzo per ottenere e leggere il rapporto, quindi perché non utilizzarlo a tuo vantaggio?

Avvolgendo

Si basa su un'azienda buona, forte e di successopersone affidabili che soddisfano bene i loro doveri. Eseguire un controllo in background durante il processo di assunzione - o in qualsiasi altro punto - è un eccellente strumento di screening per aiutare a trovare le persone che forniranno la soluzione migliore per la tua azienda. Ma se le informazioni che ricevi suggeriscono segni positivi o negativi sul potenziale del candidato, sono ancora individui reali e i risultati possono avere un impatto serio sulla loro vita. Aggiungi il controllo in background al tuo arsenale e ottieni un altro strumento per portare il tuo team e la tua azienda al livello successivo.

Hai mai usato un sito di verifica in background per selezionare assunzioni nuove o vecchie? Sei stato sorpreso? Quali strumenti hai usato? Facci sapere la tua esperienza nella sezione commenti qui sotto.