Wat werkgevers moeten weten over achtergrondcontroles

Als het op uw bedrijf aankomt, kunt u het zich niet veroorlovenfouten inhuren. En aangezien 30% van het faillissement van kleine bedrijven het gevolg is van diefstal van werknemers, kan die aanwervingsfout het verschil betekenen tussen succes - en mislukking. En aangezien elk bedrijf kosten moet besparen, en een van uw grootste uitgaven is het vinden, interviewen en trainen van nieuw talent, moet elke aanstelling een doordachte en zorgvuldige afweging zijn. In het licht hiervan worden achtergrondcontroles een essentieel onderdeel van het aanwervingsproces.

Als een kosteneffectieve en efficiënte manier om te "wieden"kandidaten die niet geschikt zijn voor uw bedrijf, achtergrondcontroles verminderen niet alleen slechte beslissingen over aannemen, maar beschermen uw bedrijf ook proactief. In deze gids gaan we u bespreken waarom u achtergrondcontroles op uw kandidaten moet uitvoeren, hoe u dit moet doen en dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u de resultaten krijgt. Dit is wat u als werkgever moet weten over achtergrondcontroles.

Waarom zou u achtergrondcontroles uitvoeren?

Als u eigenaar bent van of actief bent in een groot bedrijf, dan heeft u datwaarschijnlijk al uitgevoerd (en het onderwerp geweest van) een achtergrondcontrole. Maar veel kleine tot middelgrote bedrijven niet, meestal om een ​​van de twee redenen. Ten eerste kan er in kleinere bedrijven, gezien hun aard en nabijheid tussen werknemers en werkgever, een vals gevoel van veiligheid en vertrouwen zijn. En ten tweede, veel bedrijfseigenaren erkennen eenvoudigweg niet het potentieel voor wettelijke verplichtingen met betrekking tot het vooraf screenen van kandidaten en het uitvoeren van achtergrondcontroles.

Achtergrondcontroles kijken naar veel informatie over sollicitanten en omvatten vaak:

• Verificatie van adres
• Verificatie van arbeidsverleden
• Onderwijsgeschiedenis, inclusief alle graden
• Professionele licentieverificatie (d.w.z. een staatsgezondheidsvergunning)
• Referentie verificatie
• County en / of federale criminele geschiedenis
• County en / of federale burgerlijke geschiedenis
• Status seksuele delinquent
• Resultaten van het testen van geneesmiddelen
• Gezondheidsfraude / misbruik
• Rijgeschiedenis
• Kredietcheques
• Sociale media screening

Veel van deze informatie is met weinig te vindenproblemen door interne middelen, maar een gekwalificeerde serviceprovider voor achtergrondcontrole kan de zaken nog eenvoudiger maken. Om op te merken, echter: afhankelijk van de relevantie voor de functie waarvoor de kandidaat wordt gescreend, wilt u misschien niet al deze informatie inwinnen.

Dat gezegd hebbende, er zijn verschillende belangrijke redenen waarom u een achtergrondcontrole op alle potentiële kandidaten moet uitvoeren:

Wettelijke aansprakelijkheid

De term "nalatig inhuren" is een wettelijke term diebeschrijft de aansprakelijkheid van een werkgever voor incidenten veroorzaakt door een werknemer waarbij de werkgever wist - of had moeten weten - dat de werkgever een eerdere geschiedenis had. Voor een extreem voorbeeld, als u een kinderdagverblijf runt en onbewust een veroordeelde zedendelinquent inhuurt, bent u aansprakelijk voor alle incidenten - en dus schuldig aan nalatig inhuren. In wezen is onwetendheid geen kaart om uit de gevangenis te komen. U moet weten of een kandidaat u voor juridisch risico kan openen.

Integriteit

Uit een rapport van CareerBuilder bleek dat 58% vancv's bevatten misleidende of onjuiste informatie. Dus als u een kandidaat inhuurt zonder een achtergrondcontrole uit te voeren, vertrouwt u hem blindelings - en de cijfers zijn niet echt een goede keuze. Sommige van deze valse informatie kan vervalste opleidingsdetails, onnauwkeurige functietitels of anciënniteitsniveaus en datums van tewerkstelling zijn. En als u iemand inhuurt die valse gegevens heeft, kan dat ook een negatieve invloed hebben op het moreel van uw bestaande werknemers.

Diefstal

Naar schatting 5% van de inkomsten van bedrijven iselk jaar verloren door werknemersfraude, dus als u zich zorgen maakt over het stelen van contant geld of inventaris door werknemers, heeft u het recht om dat te zijn. En in kleinere bedrijven (<100 werknemers) is de mediaan voor verlies nog slechter - 28% hoger, om precies te zijn. En als u niet in geld of fysieke inventaris handelt, loopt u nog steeds risico. Kleinere bedrijven hebben minder middelen tot hun beschikking om strikte beveiligingsprotocollen in te zetten om cybercriminaliteit te stoppen. Medewerkers met toegang tot gevoelige gegevens hebben gegevens van klanten en medewerkers gestolen en zelfs verkocht van bedrijfscomputers en netwerken.

Veiligheid op de werkplek

Ondanks de verplichtingen van de werkgever om een ​​kluis te biedenwerkplek, gewelddadige incidenten zijn nog steeds vrij wijd verspreid. Deze incidenten van geweld op het werk veroorzaken emotionele en fysieke schade aan uw werknemers, beschadigen apparatuur en kosten u uiteindelijk zowel goede medewerkers als geld. Het uitvoeren van een achtergrondcontrole kan echter leiden tot geschiedenis van gewelddadige incidenten en andere indicatoren voor het potentieel om uw werkplekcultuur te schaden.

Uiteindelijk is een achtergrondcontrole als een goedkope verzekeringspolis - en een basiscontrole is zo goedkoop als $ 30.

Een achtergrondcontrole uitvoeren

Nu je begrijpt hoe belangrijk eenachtergrondcontrole is en wat het kan helpen voorkomen, hoe krijg je er een? Hoewel u mogelijk sommige of veel van de informatie uit interne bronnen of anderszins kunt verzamelen, kan een gerenommeerde aanbieder van achtergrondcontroles alles samenvoegen tot één leesbaar rapport. Maar in beide gevallen - alleen of met een provider - zijn er een paar dingen die u moet doen voordat u begint:

Bekijk de FCRA vooraf

Sollicitanten hebben wettelijke rechten, die de FTCen EEOC handhaven om te beschermen in de VS Eén dergelijke wet, ingesteld door de FTC, reguleert achtergrondcontroles en wordt de Fair Credit Reporting Act (FCRA) genoemd. Als u een externe leverancier gaat gebruiken die achtergrondinformatie verkrijgt en compileert, is de FCRA op u van toepassing. Het regelt het gebruik van consumentenkredietrapporten en onderzoeksrapporten van consumenten. Volgens deze wet moet u de juiste informatie openbaar maken en schriftelijke toestemming verkrijgen om dit soort onderzoek uit te voeren voordat u het rapport aanvraagt.

ontkenning

Arbeidswetten verschillen per staat en land. De hier genoemde wetten en organisaties (FTC, EEOC, FCRA) zijn van toepassing op de Verenigde Staten. Als u in een ander land woont, kunnen er vergelijkbare of andere wetten zijn. Dus hoewel deze informatie uitgebreid is onderzocht, is het niet gegarandeerd voor volledige nauwkeurigheid en wettigheid voor uw specifieke locatie. Gebruik uw lokale middelen en zoek juridische hulp om ervoor te zorgen dat uw beslissingen correct zijn.

Melden en toestemming krijgen

Als u van plan bent om een ​​externe leverancier te gebruiken, hebt u dit nodigom de kandidaat te laten weten dat u een achtergrondcontrole gaat uitvoeren en schriftelijke toestemming van hen krijgt voordat u deze uitvoert. Deze kennisgeving en dit verzoek moeten schriftelijk en in een op zichzelf staand formaat staan, los van de sollicitatie zelf. Het belangrijkste is om duidelijk te zijn over wat u wilt aanvragen en dat de kandidaat u door het document te ondertekenen toestemming geeft om een ​​achtergrondcontrole op hen te verkrijgen.

Nadat u deze schriftelijke toestemming van de aanvrager hebt verkregen, moet u aan de verkoper verklaren dat:

• U heeft schriftelijke toestemming verkregen;
• Voldoet aan alle FCRA-vereisten; en
• Zal de informatie niet discrimineren of anderszins misbruiken in strijd met nationale en federale wetten.

Kies een betrouwbare verkoper

Vanwege het potentieel voor wettelijke aansprakelijkheid,zowel voor uw bedrijf als voor uw klanten, kies een bedrijf voor achtergrondcontrole dat u vertrouwt. Werken met een gerenommeerd, ervaren bedrijf kan ervoor zorgen dat het screeningproces grondig, nauwkeurig en volledig is. Doe er onderzoek naar om er een te selecteren. Leveranciers zijn er in vele vormen en worden vaak gebouwd met services in gedachten voor specifieke behoeften. Zorg ervoor dat ze een gratis nummer hebben dat door een echte persoon wordt beantwoord. Bekijk ze op Google om te zien of ze openbare recensies hebben. Vermijd ook - directe databases, die eenvoudig dat zijn: databases. Als u een van deze gebruikt, kunt u uw bedrijf op een slechte plek plaatsen, omdat de meeste niet controleren op de juistheid van hun informatie.

Zorg er ten slotte voor dat het bedrijf dat u kiest, isingesteld om te voldoen aan de FCRA-wetgeving en kan worden gebruikt voor inhuur; sommige zijn alleen bedoeld (en wettelijk bruikbaar) voor persoonlijke personen, in plaats van bedrijven.

Vul de professionele cheque aan

Gewoon omdat je de achtergrond hebt gecontracteerdscreening naar een professioneel bedrijf betekent niet dat je zelf geen onderzoek moet doen. Hoewel een Google-zoekopdracht geen betrouwbare plaats is om informatie te zoeken, betekent dit niet dat het waardeloos is. Het uitvoeren van een Google-zoekopdracht als aanvulling op de officiële achtergrondcontrole kan u inzicht geven in wie de kandidaat is als persoon: wat voor soort dingen ze posten op sociale media, waarover ze bloggen, wat ze op hun profielen schrijven, enz.

Het kan zijn dat een sollicitant gepassioneerd is over zijn vakgebied of andere vaardigheden heeft die waardevol voor u kunnen zijn.

Een opmerking over bedrijven voor achtergrondcontrole

Als een kanttekening, wees voorzichtig met achtergrondcheckers. Velen zullen u aanmoedigen om elk stuk informatie dat beschikbaar is over een aanvrager te kopen - hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht. Als u alles over een kandidaat moet weten - dan is O.K. Ga door. Maar vaak merk je dat je niet elk detail hoeft te weten. Als de kandidaat een externe medewerker is die een aanvraag indient om een ​​deel van uw website te bouwen, heeft u waarschijnlijk alleen een referentiecontrole, een strafrechtelijk rapport en technische certificering nodig - verder is waarschijnlijk niets nodig. Houd rekening met de vereisten van de taak.

Wat te doen met wat u vindt

Zodra uw achtergrondcontrole op een sollicitant heeftterug, wat doe je ermee? Twee van de grootste uitdagingen voor u als werkgever kunnen zijn om te weten hoe de informatie die u ontvangt te wegen, en ervoor te zorgen dat uw proces en beslissing voldoet aan de nationale en federale wetgeving. Veel staten beperken bijvoorbeeld de tijdsperiode voor geschiedenis in het verleden die kan worden beschouwd als een achtergrondcontrole. De meeste aanbieders van achtergrondcontroles verstrekken informatie over de voorgaande 7 jaar. Nogmaals, neem contact op met een deskundige aanbieder, advocaat of andere overheidsinstantie om naleving te garanderen.

Dat gezegd hebbende, gebruik deze tips wanneer u de resultaten van een achtergrondcontrole bekijkt:

• Zoek naar patronen - Met een grondige achtergrondcontrole krijgt u meerdetails dan alleen een criminele geschiedenis. Als u bijvoorbeeld naar de datums van de vorige aanstellingen van een kandidaat kijkt, kan dit niet alleen de werkervaring bevestigen, maar u ook andere informatie geven. Als ze elke 6 maanden of 2 jaar van werkgever veranderen en u op zoek bent naar iemand om voor de lange termijn rond te hangen, kan dat u helpen een beslissing te nemen of zij de juiste persoon zijn. Evenzo kunnen andere details verschijnen die laten zien hoe een aanvrager naar succes streeft, of consequent moeilijkheden ondervindt (of creëert). Dit soort dingen kunnen u een goede indruk geven van hoe goed de kandidaat zijn of haar werk uitvoert.
• Overweeg meer dan de criminele cheque - Als een kandidaat solliciteert voor een functieomgaan met geld en uw achtergrondcontrole leidt tot een criminele geschiedenis van gelddiefstal, dat is een goede reden om ze niet in te huren. Als ze daarentegen op persoonlijke tijd een OWI hebben ontvangen en de baan niets te maken heeft met autorijden of het bedienen van machines, is dit misschien niet zo relevant. Natuurlijk kan het een slechte weerspiegeling zijn van hun beoordelingsvaardigheden, maar als de rest van hun gegevens geen andere rode vlaggen tonen, dan kan de keuze om ze in dit geval niet op grond van hun strafblad te huren, discriminatie vormen. om te zien hoe het strafblad van een sollicitant past in het grote geheel van hoe dit verband houdt met de functie en de rest van hun geschiedenis. Neem geen algemeen beleid met betrekking tot criminele geschiedenis, zoals "we huren geen misdadigers in" of "we huren geen mensen met een strafblad" - u zult de EEOC schenden.
• Filter voorzichtig - Hand in hand gaan met de vorige tip,filter de informatie die u vindt zorgvuldig. Alleen al door die criminele geschiedenis mag een kandidaat nooit automatisch worden uitgesloten. In dezelfde geest is het automatisch discrimineren van een kandidaat op basis van ras, nationale afkomst, geslacht, religie, handicap, enz. Discriminerend. U moet op iedereen dezelfde normen toepassen, ongeacht deze dingen. U accepteert de ene dag een aanvrager met een slechte financiële geschiedenis, de volgende dag kunt u een aanvrager van een andere etniciteit met dezelfde financiële geschiedenis niet afwijzen. Documenteer elke stap zo gedetailleerd mogelijk door iemand die beoordeelt om ervoor te zorgen dat u niet ongewild discrimineert. Raadpleeg de EEOC voor meer informatie over de fijne kneepjes van wat discriminatie is.
• Houd de details in de gaten - Als u oplet, vindt u mogelijk ook eenpersoonlijkheidskenmerk of reactie op een situatie die een sterke troef voor uw team kan zijn - zelfs als deze niet in hun cv wordt behandeld. Gebruik alle informatie die door de achtergrondcontrole is verstrekt in uw voordeel. Je doet er alles aan om het te verkrijgen, dus zoek niet alleen naar aandachtspunten - verzamel de informatie voor sterke punten.

Als je gaat afwijzen ...

Als u overweegt een aanvrager te weigeren op basis van de resultaten van zijn achtergrondcontrole, heeft de FCRA enkele specifieke vereisten. Voordat u een negatieve tewerkstellingsactie onderneemt, moet u:

• De aanvrager meedelen dat hij of zij is afgewezen vanwege de achtergrondcontrole, hetzij mondeling, schriftelijk of elektronisch, met een kopie van het rapport;
• De naam, het adres en telefoonnummer van het bedrijf dat u hebt gebruikt;
• Dat de verkoper gebruikte, nam de beslissing niet;
• De aanvrager een exemplaar bezorgen van "Een samenvatting van uw rechten onder de Fair Credit Reporting Act", die u had moeten worden verstrekt door de verkoper die u hebt gebruikt;
• Dat de kandidaat binnen 60 dagen een extra gratis exemplaar van het rapport van het bedrijf kan krijgen; en tenslotte
• Dat zij het recht hebben om de juistheid of volledigheid van de achtergrondcontrole te betwisten.

Hoewel deze vereisten voldoen aan de wettelijke vereistenaspecten, bieden ze de kandidaat ook de kans om eventuele discrepanties uit te leggen. Daarom, als u zich zorgen maakt, kan het de moeite waard zijn om deze met de aanvrager te bespreken voordat u negatieve maatregelen neemt. Voordat hij het officiële kanaal van afwijzing doorneemt, krijgt de aanvrager de kans om de informatie te betwisten en krijg je zijn of haar kant van het verhaal te horen. Nogmaals, u hebt al moeite gedaan om het rapport te verkrijgen en te lezen - dus waarom zou u het niet in uw voordeel gebruiken?

Afsluiten

Een goed, sterk, succesvol bedrijf is gebouwd opbetrouwbare mensen die hun taken goed vervullen. Het uitvoeren van een achtergrondcontrole tijdens het wervingsproces - of op een ander punt - is een uitstekende screeningstool om de individuen te vinden die het best bij uw bedrijf passen. Maar of de informatie die u ontvangt positieve of negatieve signalen over het potentieel van de kandidaat suggereert, het zijn nog steeds echte individuen en de resultaten kunnen hun leven ernstig beïnvloeden. Voeg achtergrondcontrole toe aan uw arsenaal en verkrijg een ander hulpmiddel om uw team en uw bedrijf naar het volgende niveau te brengen.

Heb je ooit een site voor het controleren van de achtergrond gebruikt om nieuwe of oude medewerkers te screenen? Was je verrast? Welke tools heb je gebruikt? Laat ons uw ervaring weten in het opmerkingengedeelte hieronder.