Ce que les employeurs doivent savoir sur les vérifications des antécédents

Quand il s’agit de votre entreprise, vous ne pouvez pas vous permettreerreurs d'embauche. Et comme 30% des petites entreprises échouent à la suite d'un vol d'employé, cette erreur d'embauche peut faire toute la différence entre le succès - et l'échec. Et comme chaque entreprise a besoin de réduire ses coûts et que vos dépenses les plus importantes sont la localisation, les entretiens et la formation de nouveaux talents, chaque employé doit être considéré avec attention. À la lumière de cela, les vérifications des antécédents deviennent un élément essentiel du processus d’embauche.

En tant que moyen rentable et efficace de «désherber»sur les candidats mal adaptés à votre entreprise, les vérifications des antécédents non seulement réduisent les mauvaises décisions d’embauche, mais protègent également de manière proactive votre entreprise. Dans ce guide, nous allons vous expliquer pourquoi vous devriez procéder à une vérification plus approfondie des antécédents de vos candidats, comment procéder, ainsi que les éléments à garder à l’esprit lorsque vous obtenez les résultats. Voici ce que vous devez savoir en tant qu’employeur sur la vérification des antécédents.

Pourquoi devriez-vous exécuter des vérifications des antécédents

Si vous possédez ou opérez dans une grande entreprise, vous avezprobablement déjà exécuté (et fait l'objet de) une vérification des antécédents. Mais beaucoup de petites et moyennes entreprises ne le font tout simplement pas, généralement pour l’une des deux raisons. Premièrement, dans les petites entreprises, compte tenu de leur nature et de leur proximité entre employés et employeurs, il peut exister un faux sentiment de sécurité et de confiance. Et deuxièmement, de nombreux propriétaires d’entreprise ne reconnaissent tout simplement pas le potentiel de responsabilité juridique liée à la présélection des candidats et à la vérification des antécédents.

Les vérifications des antécédents examinent de nombreuses informations sur les candidats, et comprennent souvent:

• Vérification d'adresse
• Vérification de l'historique d'emploi
• Histoire de l'éducation, y compris les diplômes
• Vérification de la licence professionnelle (c'est-à-dire une licence de santé publique)
• Vérification de référence
• Antécédents criminels du comté et / ou fédéraux
• Histoire civile du comté et / ou fédérale
• Statut de délinquant sexuel
• Résultats des tests de dépistage de drogues
• Fraude / abus de santé
• Histoire de conduite
• Vérification de crédit
• Dépistage sur les médias sociaux

Une grande partie de cette information peut être trouvée avec peudifficulté par le biais des ressources internes, mais un fournisseur de services de vérification des antécédents qualifié peut rendre les choses encore plus simples. Il convient toutefois de noter que, selon la pertinence du poste recherché par le candidat, vous ne souhaiterez peut-être pas approfondir toutes ces informations.

Cela dit, vous devez effectuer une vérification des antécédents de tous les candidats potentiels pour plusieurs raisons principales:

Responsabilité juridique

Le terme «embauche par négligence» est un terme juridique quidécrit la responsabilité d'un employeur pour tout incident causé par un employé où l'employeur savait - ou aurait dû savoir - que l'employeur avait des antécédents. Par exemple, si vous dirigez une garderie et que vous embauchez sans le savoir un délinquant sexuel condamné, vous serez tenu responsable de tout incident - et donc coupable d’embauche négligente. En gros, l'ignorance n'est pas une carte «sortir de prison». Vous devez savoir si un candidat peut vous exposer à des risques juridiques.

Intégrité

Un rapport de CareerBuilder a révélé que 58% desles curriculum vitae contiennent des informations trompeuses ou incorrectes. Ainsi, lorsque vous embauchez un candidat sans faire de vérification des antécédents, vous lui faites une confiance aveugle - et les chiffres ne correspondent pas à un choix judicieux. Certaines de ces fausses informations peuvent inclure des informations de formation falsifiées, des intitulés de poste ou des niveaux d’ancienneté inexacts et des dates d’emploi. Et lorsque vous embauchez une personne qui a de fausses références, cela peut également affecter négativement le moral de vos employés.

Vol

On estime que 5% des revenus des entreprises sontperdus à cause de la fraude des employés chaque année, alors si vous craignez que des employés volent de l’argent ou des stocks, vous avez le droit d’être. Et dans les petites entreprises (<100 employés), la médiane des pertes est encore pire - 28% plus élevée, pour être précis. Et si vous ne négociez pas d’argent ou d’inventaire physique, vous courez toujours un risque. Les petites entreprises ont moins de ressources à leur disposition pour appliquer des protocoles de sécurité stricts afin de mettre un terme à la cybercriminalité. Les employés ayant accès à des données sensibles ont volé et même vendu des informations sur leurs clients et leurs employés à partir d'ordinateurs et de réseaux de l'entreprise.

Sécurité du lieu de travail

Malgré les obligations de l’employeur de fournir un coffre-fortlieu de travail, les incidents violents sont encore assez répandus. Ces incidents de violence au travail causent des dommages émotionnels et physiques à vos employés, endommagent des équipements et finissent par vous coûter cher en bons employés et en argent. Cependant, la mise en œuvre d'une vérification des antécédents peut générer des antécédents d'incidents violents et d'autres indicateurs du potentiel d'atteinte à la culture de votre lieu de travail.

En fin de compte, une vérification des antécédents est comme une police d’assurance peu coûteuse - et une assurance de base coûte aussi peu que 30 $.

Comment faire une vérification des antécédents

Maintenant que vous comprenez à quel point unevérification des antécédents est et ce qu'il peut vous aider à éviter, comment vous en procurer un? Bien que vous puissiez peut-être collecter une partie ou la plupart des informations auprès de sources internes ou autrement, un fournisseur réputé de vérification des antécédents peut regrouper toutes les informations en un rapport lisible. Mais dans les deux cas - seul ou avec un fournisseur - il y a quelques choses que vous devez faire avant de commencer:

Revoir la FCRA au préalable

Les demandeurs d'emploi ont des droits légaux, ce que la FTCet EEOC appliquent pour protéger aux États-Unis. Une loi de ce type, mise en place par la FTC, régit la vérification des antécédents et est appelée Fair Credit Reporting Act (FCRA). Si vous allez utiliser un fournisseur tiers qui obtient et compile des informations d'arrière-plan, la FCRA s'applique à vous. Il réglemente l'utilisation des rapports de crédit à la consommation et des rapports d'investigation des consommateurs. En vertu de cette loi, vous devez bien divulguer et obtenir une autorisation écrite pour lancer ce type d'enquête avant de demander le rapport.

Avertissement

Les lois sur l'emploi varient selon les États et les pays. Les lois et organisations mentionnées ici (FTC, EEOC, FCRA) s'appliquent aux États-Unis. Si vous habitez dans un autre pays, il peut y avoir des lois similaires ou autres. Ainsi, bien que ces informations aient fait l'objet de nombreuses recherches, leur exactitude et leur légalité ne sont pas garanties pour votre région. Utilisez vos ressources locales et demandez l’assistance juridique pour vous assurer que vos décisions sont correctes.

Notifier et obtenir la permission

Si vous souhaitez utiliser un fournisseur tiers, vous devezinformer le candidat que vous allez effectuer une vérification des antécédents et obtenir l’autorisation écrite de le faire avant de l’exécuter. Cette notification et cette demande doivent être écrites et présentées dans un format autonome, séparé de la demande d'emploi elle-même. L'important est de bien préciser ce que vous allez demander et qu'en signant le document, le candidat vous autorise à effectuer une vérification de ses antécédents.

Une fois que vous avez obtenu cette autorisation écrite du demandeur, vous devez certifier au vendeur que:

• Vous avez obtenu une permission écrite.
• Respecté toutes les exigences de la FCRA; et
• Ne discriminerez pas ou n'abuserez pas des informations en violation des lois fédérales et de l'état.

Choisissez un fournisseur digne de confiance

En raison du potentiel de responsabilité légale,à la fois pour votre entreprise et vos clients, choisissez une entreprise de vérification des antécédents en laquelle vous avez confiance. Travailler avec une entreprise expérimentée et réputée peut garantir que le processus de filtrage est complet, précis et complet. Pour en choisir un, faites votre recherche. Les fournisseurs se présentent sous de nombreuses formes et sont souvent conçus avec des services en tête pour des besoins spécifiques. Assurez-vous qu'ils ont un numéro sans frais auquel répond une personne réelle. Consultez-les sur Google pour voir s'ils ont des critiques publiques. De plus, évitez les bases de données instantanées, qui ne sont que cela: Si vous utilisez l'un de ces outils, vous pouvez poser votre entreprise dans un lieu désagréable, car la plupart ne vérifient pas l'exactitude de leurs informations.

Enfin, assurez-vous que la société que vous choisissez estconfiguration conforme à la loi FCRA et utilisable à des fins de recrutement; certains ne sont destinés (et légalement utilisables) qu'à des particuliers, plutôt qu'à des entreprises.

Complétez le chèque professionnel

Juste parce que tu as contracté l'arrière-planfiltrer à une entreprise professionnelle ne signifie pas que vous ne devriez pas faire des recherches vous-même. Si une recherche sur Google n’est pas un endroit fiable pour rechercher des informations, cela ne signifie pas pour autant qu’elle n’a aucune valeur. Effectuer une recherche Google en complément de la vérification des antécédents officiels peut vous donner une idée de qui est le candidat en tant que personne: quel type de contenu il publie sur les réseaux sociaux, sur quoi traite-t-il son blog, comment est-il écrit dans son profil, etc.

Vous constaterez peut-être qu'un candidat est passionné par son domaine d'expertise ou possède d'autres compétences pouvant vous être utiles.

Une note sur les entreprises de vérification des antécédents

En note, attention au fonddames. Beaucoup vous encourageront à acheter toutes les informations disponibles sur un demandeur - en vous facturant des frais supplémentaires pour chaque niveau supplémentaire. Si vous avez besoin de tout savoir sur un candidat, alors O.K. Continuer sur. Mais souvent, vous constaterez que vous n’avez pas besoin de connaître tous les détails. Si le candidat est un travailleur à distance qui demande à créer une partie de votre site Web, vous n’avez probablement besoin que d’une vérification des références, d’une plainte pour infraction pénale et d’une certification technique. Toute autre opération est probablement inutile. Prendre en compte les exigences du travail.

Que faire avec ce que vous trouvez

Une fois que vous avez vérifié les antécédents d’un candidatretourné, que faites-vous avec tout cela? En tant qu'employeur, votre plus grand défi consiste à savoir comment peser les informations que vous recevez et à vous assurer que votre processus et votre décision sont conformes aux lois fédérales et nationales. Par exemple, de nombreux États limitent la période de l'historique pouvant être prise en compte dans une vérification des antécédents. La plupart des fournisseurs de vérification des antécédents fourniront des informations pour les 7 dernières années. Encore une fois, vérifiez auprès d'un fournisseur compétent, d'un avocat ou d'une autre autorité publique pour vous assurer de la conformité.

Cela dit, utilisez ces conseils lorsque vous examinez les résultats d'une vérification des antécédents:

• Rechercher des motifs - Avec une vérification approfondie des antécédents, vous obtenez plusdes détails que des antécédents criminels. Par exemple, regarder les dates des emplois précédents d’un candidat peut non seulement confirmer l’expérience professionnelle, mais aussi vous donner d’autres informations. S'ils changent d'employeur tous les 6 mois ou tous les 2 ans et que vous recherchez quelqu'un pour rester à long terme, cela peut vous aider à décider s'ils correspondent ou non. De même, d'autres détails peuvent apparaître qui montrent comment un candidat s'efforce de réussir ou rencontre régulièrement (ou crée) des difficultés. Ce genre de choses peut vous donner une bonne idée de la manière dont le candidat s'acquitte de son travail.
• Considérez plus que la vérification judiciaire - Si un candidat postule un emploi impliquantmanipuler de l’argent et votre vérification des antécédents révèle des antécédents criminels de vol d’argent, c’est une bonne raison de ne pas les embaucher. Si, en revanche, ils ont reçu une IWI lors de leur temps personnel et que le travail n'a rien à voir avec la conduite ou l'utilisation de machines, cela n'a peut-être pas autant de pertinence. Bien sûr, cela peut porter atteinte à leurs capacités de jugement, mais si le reste de leurs dossiers ne montre aucun autre drapeau rouge, le choix de ne pas les engager à cause de leur casier judiciaire peut alors constituer une discrimination. L'important ici est de pour voir comment le casier judiciaire d'un candidat s'inscrit dans la grande image de son lien avec le poste occupé et le reste de son histoire. N'adoptez pas de politique générale sur les antécédents criminels, comme "nous n'engageons pas de criminels" ou "nous n'engageons pas les personnes ayant un casier judiciaire" - vous enfreindrez l'EEOC.
• Filtrer soigneusement - aller de pair avec le conseil précédent,filtrez soigneusement les informations que vous trouvez. Ces antécédents criminels à eux seuls ne devraient jamais exclure automatiquement un candidat. Dans le même ordre d'idées, l'élimination automatique d'un candidat sur la base de sa race, de son origine nationale, de son sexe, de sa religion, de son handicap, etc. est discriminatoire. Vous devez appliquer les mêmes normes à tout le monde, indépendamment de ces éléments. Vous acceptez un demandeur ayant de mauvais antécédents financiers un jour, vous ne pouvez pas rejeter un demandeur appartenant à une autre ethnie ayant les mêmes antécédents financiers le lendemain. Documentez chaque étape avec autant de détails que possible avec l'aide de quelqu'un pour vérifier que vous ne faites pas de discrimination à son insu. Recherchez auprès de l'EEOC des informations plus détaillées sur les subtilités de ce qui constitue une discrimination.
• Gardez un oeil sur les détails - Si vous faites attention, vous pouvez également trouver untrait de personnalité ou réponse à une situation qui pourrait constituer un atout important pour votre équipe - même si cela n’a pas été abordé dans leur CV. Utilisez toutes les informations fournies par la vérification des antécédents à votre avantage. Vous devez vous efforcer de l'obtenir. Ne vous contentez donc pas de rechercher des domaines d'inquiétude, mais cherchez plutôt des informations utiles.

Si vous allez rejeter…

Si vous envisagez de rejeter un candidat sur la base des résultats de la vérification de ses antécédents, la FCRA a des exigences spécifiques. Avant de prendre une mesure d’emploi défavorable, vous devez:

• Informer le demandeur qu'il a été rejeté en raison de la vérification des antécédents, que ce soit oralement, par écrit ou électroniquement, avec une copie du rapport incluse;
• Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la société que vous avez utilisée;
• Que le vendeur utilisé n'a pas pris la décision;
• Fournissez au demandeur une copie du «Résumé de vos droits en vertu de la Fair Credit Reporting Act», qui aurait dû vous être fournie par le vendeur que vous avez utilisé;
• Que le candidat puisse obtenir un exemplaire gratuit supplémentaire du rapport de la société dans un délai de 60 jours; et enfin
• Qu'ils ont le droit de contester l'exactitude ou l'exhaustivité de la vérification des antécédents.

Si ces exigences répondent aux exigences juridiquesaspects, ils offrent également au candidat la possibilité d’expliquer les divergences éventuelles. À cause de cela, si vous avez des préoccupations, il peut être intéressant de les discuter avec le demandeur avant de prendre des mesures défavorables. Avant de passer par la voie officielle pour les rejeter, le demandeur a la possibilité de contester les informations et d'entendre sa version de l'histoire. Encore une fois, vous avez déjà fait des efforts pour obtenir et lire le rapport - alors pourquoi ne pas l’utiliser à votre avantage?

Emballer

Une bonne entreprise forte et prospère repose surdes personnes fiables qui remplissent bien leurs devoirs. Effectuer une vérification des antécédents pendant le processus d’embauche - ou à tout autre moment - est un excellent outil de filtrage pour vous aider à trouver les personnes qui conviendront le mieux à votre entreprise. Mais que les informations que vous recevez suggèrent des signes positifs ou négatifs concernant le potentiel du candidat, il s’agit toujours de personnes bien réelles et les résultats peuvent avoir un impact important sur leur vie. Ajoutez une vérification des antécédents à votre arsenal et obtenez un autre outil pour amener votre équipe et votre entreprise au niveau supérieur.

Avez-vous déjà utilisé un site de vérification des antécédents pour sélectionner de nouvelles ou d'anciennes recrues? Avez-vous été surpris? Quels outils avez-vous utilisés? Faites-nous savoir votre expérience dans la section commentaires ci-dessous.